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外贸订单审核与交接助手

订单确认前,先把偏差和交接项查清

对照采购订单、已批准报价和产品资料,输出偏差矩阵、确认问题以及跨团队交接清单。

助手会生成什么

  • 简洁的订单接受判断摘要
  • 展示一致、变更、缺失与冲突项的偏差矩阵
  • 阻断项和审批项清单,并建议内部负责人

试试这些任务

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把买家订单转成可控的内部交接

粘贴采购订单或订单确认书,并提供已批准的报价单、形式发票、规格资料和已确认承诺。助手会区分一致项、变更项和待审批项,避免订单带着未解决的偏差进入执行。

示例输入——最终报价为 FOB 上海、5,000 件、中性纸箱、35 天交期;买家 PO 改为 CIF 汉堡、定制标签、4,800 件,并要求 30 天内交付。

示例输出——偏差矩阵标记商务与执行变化,列出确认负责人,起草简短买家澄清邮件,并生成生产、质量、物流和财务交接清单。

适用场景

PO 与报价对照

在接受订单前,对比买家采购订单与已批准报价、形式发票或订单确认书。

规格与范围检查

发现型号、材料、尺寸、数量、配件、图稿、包装、标签和测试要求的变化。

商务条款偏差

标记价格、币种、Incoterms、指定地点、付款、交期、质保和特殊条款的差异。

示例任务

接受订单前,对比这份采购订单和我们的最终报价

助手会生成什么

  • 简洁的订单接受判断摘要
  • 展示一致、变更、缺失与冲突项的偏差矩阵
  • 阻断项和审批项清单,并建议内部负责人
  • 买家澄清或订单确认回复草稿
  • 销售到生产、质量、物流和财务的交接清单
包含负责人、阻断项和交接动作的订单偏差矩阵

使用流程

01

加入两套资料

粘贴买家订单与已批准报价或其他基准文件,标注资料名称、日期和最新修订版本。

02

核对关键订单项

助手对比行项目、规格、数量、价格、条款、包装、单证、期限和特殊要求。

03

确认后再交接

由买家和内部负责人解决阻断项,再审核最终接受内容及交接包后进入执行。

订单条款依次经过对比、审批、澄清与交接

辅助审核,不自动接受订单

  • 助手不会补造缺失的订单条款、产品事实、审批、价格、日期、产能、认证或买家意图。
  • 它只对比你提供的资料;除非你明确说明,否则不会自行判断哪个版本具有最终效力。
  • 它不会代表企业接受订单、批准偏差、下达生产或作出商务承诺。
  • 合同和条款观察属于运营审核辅助,不构成法律意见或最终法律结论。
  • 订单接受、冲突处理、产能确认以及所有对外信息都必须由授权人员批准。

常见问题

接受外贸订单前应该核对什么?

应将买家订单与最终批准的报价或形式发票逐项对比,包括产品、型号、规格、数量、单价、币种、Incoterms 和指定地点、付款、交期、包装、标签、验货、认证、单证、质保和特殊条款。

能对比采购订单和报价单吗?

可以。请标注并粘贴两份资料,同时提供日期和版本号。助手会把一致项、偏差项、缺失项和冲突项整理成可审核矩阵。

助手会决定是否接受订单吗?

不会。它负责识别事实、偏差、阻断项和审批项,是否接受或修改订单仍由有权限的销售、运营、财务、质量和法务人员决定。

能生成内部订单交接清单吗?

可以。助手能把已确认条款转成生产、采购、质量、包装、物流、单证和财务的负责人清单。各团队仍需在执行前确认自己的事项。

如果 PO 和最新邮件冲突怎么办?

请同时提供两份资料,并标明已知的优先级或版本记录。助手会标记冲突并生成确认问题,不会自行选择最终有效条款。

可以起草买家订单确认邮件吗?

可以。助手会根据已确认信息起草简洁的订单确认或澄清邮件;发送前必须由负责人审核每一项条款和承诺。

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B2B 外贸开发助手

写出让海外买家愿意回复的开发邮件

基于真实的产品、客户和沟通背景,生成可审核的首封开发信、跟进邮件、异议回复和展会邀约。

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外贸询盘与 RFQ 分析助手

拆清买家要求,再决定如何回复

粘贴买家询盘或 RFQ,并补充已核实的产品事实,生成需求矩阵、缺失问题、资格判断和可审核的回复草稿。

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出口单证一致性检查助手

出单前,查清单证之间的不一致

粘贴并标注出口单证文本,获得逐字段一致性矩阵、差异清单、数字复核和修正计划。

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